Présentation de la plateforme
ArchiMedic VME est l'application de gestion des visites médicales d'entreprise. Elle réunit sur un même espace le suivi des patients, la saisie des examens par spécialité, l'interprétation médicale et la production des bulletins et certificats.
La plateforme suit le fil naturel d'une campagne de visites : on enregistre les entreprises et leurs salariés, on planifie une visite médicale, on accueille chaque patient (prévalidation), on saisit ses examens à chaque poste, un médecin les interprète, puis le dossier est restitué sous forme de bulletin d'examen et de certificat. Chaque salarié dispose enfin d'un espace patient personnel pour consulter ses résultats.
Le parcours en un coup d'œil
| Étape | Ce qui se passe | Module concerné |
|---|---|---|
| 1. Préparation | Création des entreprises/sites, import ou saisie des salariés, ouverture d'une visite. | Référentiels · Visites médicales |
| 2. Accueil | Le patient est scanné à l'arrivée et déclaré présent sur son parcours d'examens. | Prévalidation |
| 3. Examens | À chaque poste, les résultats sont saisis dans des écrans dédiés à la spécialité. | Saisie des résultats |
| 4. Interprétation | Le médecin spécialiste interprète les résultats et complète l'examen clinique. | Interprétation |
| 5. Restitution | Bulletin d'examen, certificats, exports et consultation par le patient. | Récapitulatifs · Espace patient |
Accès & connexion
La plateforme est accessible depuis un navigateur web, sur ordinateur, tablette ou smartphone, à l'adresse vme.archimedic.org.
Se connecter
Chaque utilisateur dispose d'un identifiant (e-mail) et d'un mot de passe. Après connexion, l'interface s'adapte automatiquement à son rôle : un médecin, un technicien ou un patient ne voient pas les mêmes menus (voir la section Rôles).
Auto-inscription du patient
Un salarié peut créer lui-même son espace via la page « S'inscrire ». Son identité est vérifiée en base à partir de son matricule (ou code-barres) et de sa date de naissance : le compte n'est créé que si ces éléments correspondent à un patient existant. Le compte obtenu est strictement un compte patient, confiné à son propre dossier.
Rôles & permissions
La plateforme distingue sept profils. Chacun n'accède qu'aux fonctions correspondant à sa mission — c'est le principe de cloisonnement qui protège les données de santé.
| Rôle | Mission & périmètre |
|---|---|
| Super-administrateur | Accès complet à la plateforme, y compris la configuration et tous les comptes. |
| Administrateur | Gère l'exploitation quotidienne, les référentiels (entreprises, patients, catalogue d'examens, spécialités) et les utilisateurs. |
| Technicien | Opère la campagne : visites, prévalidation, saisie des résultats. N'accède ni aux récapitulatifs signés ni au catalogue. |
| Médecin spécialiste | Accède directement aux examens de sa spécialité à interpréter et au dossier médical. |
| Médecin d'entreprise | Consultation limitée aux salariés d'une entreprise donnée (visites, résultats, dossiers, récapitulatifs) : pas de saisie des examens ni d'interprétation. |
| Agent de prévalidation | Écran d'accueil unique : scan du patient à l'arrivée pour le déclarer présent. |
| Patient | Consulte uniquement son propre dossier (résultats interprétés, bulletins, convocation), en lecture seule. |
Qui accède à quoi
| Module | Admin | Technicien | Méd. spécialiste | Méd. entreprise | Prévalid. | Patient |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Tableau de bord | ● | ● | ● | ● | ● | — |
| Visites médicales | ● | ● | — | ◐ | — | — |
| Prévalidation | ● | ● | — | — | ● | — |
| Saisie des résultats | ● | ● | ◐ | ◐ | — | — |
| Récapitulatifs & exports | ● | — | — | ◐ | — | — |
| Dossier médical | ● | — | ● | ◐ | — | — |
| Entreprises & sites | ● | ● | — | — | — | — |
| Patients | ● | ● | — | ◐ | — | — |
| Catalogue d'examens · Spécialités | ● | — | — | — | — | — |
| Utilisateurs | ● | — | — | — | — | — |
| Mon dossier (espace patient) | — | — | — | — | — | ● |
Tableau de bord
Écran d'accueil du personnel : une vue d'ensemble en temps réel de la campagne en cours.
Le tableau de bord réunit les indicateurs clés — nombre d'entreprises partenaires, total de patients enregistrés, visites actives du jour — et une répartition par examen montrant, pour chaque spécialité, le total, ce qu'il reste à saisir, les anomalies détectées et le taux de complétion. Il permet de piloter l'avancement d'une journée de visites d'un seul regard.
Référentiels
Les données stables sur lesquelles s'appuie toute la campagne : entreprises, salariés, catalogue d'examens et spécialités.
Entreprises & sites
Enregistrement des entreprises partenaires et de leurs sites rattachés. Chaque patient est relié à son entreprise, ce qui permet de filtrer et de restituer les résultats par employeur.
Patients
Fichier des salariés : création manuelle ou import Excel (modèle téléchargeable, prévisualisation avant validation). Chaque patient reçoit un matricule et un code-barres.
- Recherche et scan par code-barres
- Exports Excel, PDF, planches de codes-barres
- Actions groupées : suppression, changement d'entreprise, export
- Fiches individuelles : VMA, enrôlement, enveloppe/pochette
Catalogue d'examens Admin
Liste de référence des examens proposés (création, modification, suppression). Chaque examen est rattaché à une spécialité et alimente les écrans de saisie.
Spécialités Admin
Gestion des spécialités médicales (ophtalmologie, cardiologie, ORL…). Elles structurent les parcours d'examens et déterminent quel médecin interprète quels résultats.
Visites médicales
Une « visite médicale » est une campagne : une session de visites organisée pour une population de salariés à une période donnée.
- Créer une visite et définir son périmètre.
- Affecter des patients à la visite (rattachement des salariés concernés).
- Cloner une visite existante pour repartir d'une configuration éprouvée lors d'une nouvelle campagne.
La visite sert de fil conducteur : présence, saisie des examens, interprétation et bulletins sont tous rattachés au couple patient × visite.
Prévalidation (accueil)
Le poste d'accueil. À son arrivée, le patient est scanné une fois pour être déclaré présent sur l'ensemble de son parcours d'examens.
- L'agent scanne le code-barres (ou saisit le matricule) du patient.
- La fiche du patient s'affiche instantanément pour contrôle d'identité.
- L'agent valide la présence — elle se propage à toutes les spécialités du parcours — ou l'annule en cas d'erreur.
Un suivi de statistiques permet à l'accueil de mesurer le flux de présentation en temps réel. C'est le seul écran accessible au rôle agent de prévalidation.
Saisie des résultats
Le cœur opérationnel : la saisie des examens à chaque poste, organisée par visite × spécialité. Plusieurs modes de saisie s'adaptent au terrain.
Saisie en lot (par examen)
Un écran tabulaire qui liste tous les patients présents pour un examen donné : idéal pour enchaîner rapidement une même mesure sur une file de patients.
Saisie groupée (par spécialité)
Tous les examens d'une spécialité pour un patient sur une seule page, en un seul enregistrement — par exemple l'ensemble du bilan d'ophtalmologie sans rescanner le matricule à chaque examen.
Dossier du patient
Vue consolidée de tous les examens d'un patient pour une visite : pratique pour vérifier ce qui a été fait et ce qu'il reste à réaliser.
Présence & scan
Recherche ou scan du patient directement depuis l'écran de saisie, avec bascule de la présence par spécialité.
Appareils connectés — ECG
Les tracés ECG produits par les appareils sont ingérés automatiquement : le PDF du tracé arrive directement dans le dossier du patient avec le statut « à interpréter », sans manipulation manuelle.
Exports depuis la saisie
- Liste des patients filtrée, au format Excel, CSV ou PDF.
- Pack Excel de spécialité (ZIP) regroupant présents, résultats et anomalies.
- Bulletin d'examen imprimable pour un patient, restreint au contexte de la spécialité saisie.
Interprétation médicale
L'étape où un médecin valide et interprète les résultats saisis.
Les résultats saisis passent en interprétation. Les médecins (comme les administrateurs) interprètent directement les examens de leur ressort — le médecin spécialiste dispose d'un accès dédié « Examens à interpréter ». Lorsqu'un opérateur non-médecin (technicien) saisit, il désigne le médecin spécialiste responsable de l'interprétation, qui reste ainsi rattaché au résultat.
Le nom et le cachet du médecin interprétateur figurent sur le bulletin d'examen produit, garantissant la traçabilité de la responsabilité médicale.
Fiche d'enquête
La saisie numérique des données recueillies auprès du patient (antécédents, mode de vie, éléments déclaratifs), rattachée à la visite active.
Chaque patient dispose d'une fiche d'enquête par visite. Une liste de travail permet de suivre les fiches à compléter pour une visite donnée. Les données saisies enrichissent le dossier médical et peuvent être restituées dans le dossier complet.
Récapitulatifs & exports
La restitution : bulletins, certificats et synthèses, à l'échelle d'un patient ou d'une visite entière.
- Par visite : synthèse de tous les patients, avec export Excel.
- Liste des inaptes : repérage des avis d'inaptitude, en tableau et en PDF.
- Par patient : bulletin d'examen et certificat, consultables et imprimables.
- Dossier (patient × visite) : compilation d'une visite.
- Dossier médical complet : toutes les visites d'un patient, fiche d'enquête et examens réunis en un seul document.
Dossier médical
Le point d'entrée « patient » : on recherche un salarié, on ouvre son dossier médical complet.
Ce module permet de retrouver rapidement un patient et d'accéder à l'ensemble de son historique médical — visites successives, examens, fiche d'enquête. C'est la vue de référence pour les médecins qui suivent un salarié dans la durée.
Espace patient
L'espace personnel du salarié, en lecture seule et strictement limité à son propre dossier.
Après connexion avec un compte patient, le salarié accède à « Mon dossier » et y retrouve :
- ses résultats interprétés et ses bulletins d'examen par visite ;
- sa convocation (fiche VMA) au format PDF ;
- sa photo, qu'il peut mettre à jour ;
- ses informations administratives déclaratives ;
- ses auto-mesures (constantes qu'il peut saisir lui-même).
Compte médecin d'entreprise
Un accès de consultation ouvert au médecin d'une entreprise partenaire : il suit les visites et les dossiers de ses salariés, sans jamais voir ceux des autres entreprises.
Ouverture du compte
Le compte est créé par un administrateur depuis le module Utilisateurs, avec le rôle Médecin d'entreprise. Le rattachement à une entreprise est obligatoire : c'est lui qui définit tout le périmètre du compte. Une fois connecté, le médecin voit le nom de son entreprise affiché en permanence dans la barre latérale.
Ce qu'il voit
Son menu ne comporte qu'une rubrique, « Consultation » :
| Écran | Contenu |
|---|---|
| Tableau de bord | Les mêmes indicateurs que l'administrateur, recalculés pour la seule entreprise : sites, salariés, visites actives du jour, examens saisis, interprétés ou en attente, et répartition par examen. |
| Visites médicales | Les visites de son entreprise et leur avancement. |
| Résultats d'examens | Les examens de ses salariés, toutes spécialités confondues. |
| Mes salariés | La liste des patients de l'entreprise, avec exports Excel et fiches PDF. |
| Récapitulatifs & PDF | Bulletins d'examen, certificats et récapitulatifs de ses salariés. |
| Dossier médical | L'historique complet d'un salarié, visite après visite, fiche d'enquête comprise. |
Ce qu'il ne peut pas faire
Deux exceptions, sur ses salariés uniquement : il peut compléter leur fiche administrative et saisir leur fiche d'enquête — le questionnaire médical de la visite.
Administration
La gestion des comptes et du profil.
Utilisateurs Admin
Création, modification et désactivation des comptes du personnel, avec attribution du rôle. Un compte peut être lié à un dossier patient existant (recherche assistée). L'activation/désactivation permet de suspendre un accès sans supprimer le compte.
Mon profil
Chaque utilisateur peut mettre à jour ses informations personnelles et son mot de passe depuis son profil.
Documents PDF produits
La plateforme génère des documents prêts à imprimer, à l'en-tête ArchiMedic.
Résultats d'une visite avec le cachet du médecin interprétateur.
Conclusion de la visite, dont le repérage des inaptes.
Convocation du patient (portrait), aussi disponible côté espace patient.
Maquette complète paysage recueillant l'ensemble des sections.
Pochette A4 portrait personnalisée (identité + code-barres).
Toutes les visites, la fiche d'enquête et les examens d'un patient.
Applications mobiles
La plateforme s'utilise sur mobile de trois façons — au choix, sans magasin d'applications.
Application Android
Un fichier d'installation (APK) est téléchargeable depuis archimedic.org. Compatible Android 8.0 et plus récent. À l'installation, autoriser les « sources inconnues » si le téléphone le demande.
Installation directe (PWA)
Depuis Chrome/Edge (mobile ou ordinateur), le site propose « Installer l'application » : elle s'ajoute avec sa propre icône et s'ouvre en plein écran, comme une application native.
iPhone / iPad
Ouvrir le site dans Safari, puis Partager ▸ « Sur l'écran d'accueil » pour l'ajouter comme une application.
Sécurité & confidentialité
Les données de santé imposent un niveau de protection maximal ; la plateforme est construite autour de ce principe.
- Accès authentifié et chiffré (HTTPS) pour tous les utilisateurs.
- Cloisonnement strict par rôle : chaque profil ne voit que ce qui le concerne.
- Espace patient en lecture seule, limité au dossier du patient connecté.
- Cloisonnement par entreprise : un compte médecin d'entreprise ne voit que les salariés de son entreprise de rattachement.
- Téléchargements protégés : les fichiers (PDF, tracés…) transitent par un accès contrôlé, non par des liens publics.
- Traçabilité des saisies et des interprétations, rattachées à leur auteur.
Aide & support
Une question, une anomalie, un besoin de démonstration ?
Écrivez à support@archimedic.org ou appelez le +225 07 49 16 08 57. Pensez à préciser votre rôle, la visite concernée et, si possible, une capture d'écran : cela accélère le traitement.
Réflexes utiles
- Un menu manque ? Il dépend de votre rôle — c'est normal que chaque profil ait des accès différents.
- Un patient introuvable au scan ? Vérifiez qu'il est bien affecté à la visite en cours et que son code-barres est lisible.
- Un document ne s'ouvre pas ? Réessayez après quelques secondes : la génération PDF peut prendre un instant sur les gros volumes.